你的电子邮件保留政策是什么?

为我们的MS Exchange 2003系统起草电子邮件保留政策。 好奇其他人有什么政策 – 多less天,以保持在线,删除等,谢谢!

它应该是整个文档保留策略的一部分,而不仅仅是Exchange服务器的策略。 我们的文档保留政策(由Legal起草)规定,必须删除超过90天的电子邮件。 如果电子邮件中的信息需要超过90天的收到,那么它将被保存到磁盘(不.pst文件)作为一个文件(rtf,doc,pdf,什么),在这一点,它是在我们的治理文件保留政策。 自动归档机制是不允许的。

编辑:在回应埃文的评论:
是的,很好的问题。 可以肯定的是,这是严酷的。 然而,在这里花费了很多时间(呃),迫使这个政策停止了组织和治安(即审计),所以它正在起作用。 第一次尝试就遇到了你所描述的这种叛乱,然后又重新修改,最近重新部署。 我同意电子邮件应该包含在总体保留政策中,而不是留给自治的政策。 这里还有很多关于不能利用Outlookfunction来pipe理电子邮件的烦恼和唠叨。 更重要的是,部门负责人必须每年对保留政策进行审核,并签署其部门的合规性,对内部控制负责。

即使在邮箱配额实施的情况下,使用这种策略的存储解决scheme也有可争议的好处。 还有很多与“无用”有关的问题正在遇到像“做”这样的说法。

抛开法律问题,我赞成只要可能就可以保留电子邮件。 我自己的电子邮件数据库可以追溯到十几年,有时访问这些信息是非常有用的。 磁盘空间便宜,而且越来越便宜,机器越来越快,越来越便宜。

我同意squ方在解决合法性障碍方面的问题。 我会首先与法律部门进行交stream,以避免后来的麻烦,以及可能出现的合规问题(HIPAA / SOX / PCI)。 在我看来,行业通常决定遵守法律,而不是其他法律。

从那时起,我将重点关注IT中常见的度量指标,例如用户总数,平均值。 每小时/每周/每月的增长率等等,以确定保持在线存储的天数(如果法律没有要求的话)。 从我的经验来看,对于你而言,总是会留下一点点存储空间,而不是用户。 通常,用户需要尽可能多地使用电子邮件存储(特别是Outlook / Exchange商店),所以如果资金紧张,存储空间不足,则可以稍微降低留存政策,以减轻未来的财务/技术难题。